Ich wünsche ein gutes Neues Jahr!

 

Ich hoffe, Sie sind gut und vor allem gesund und munter in das neue Jahr gestartet!
Bereit zu frischen Recruiting-Taten?

 

Ich bin dabei, für Sie einige neue Dinge auszuprobieren und in Gang zu bringen, z.B. den HR Hackathon oder auch spezifische Weiterbildungsmöglichkeiten für Personalmarketer, die Inbound Marketing Methoden für HR Marketing einsetzen und automatisieren möchten – das spart Zeit und ist sehr effektiv.

 

Heute geht es um die guten Vorsätze, die sich HR im neuen Jahr machen und auch beherzigen sollte.

Ich gestalte diese in Form einer Checkliste, die Sie sich im Anschluss herunterladen können, um die einzelnen Punkte im Auge zu behalten:

Zum Download der Checklist

 

15 gute Vorsätze für die optimale HR Arbeit

 

1. Mein Tagesablauf ist organisiert: Am Ende der Woche habe ich alles auf meiner To-Do-Liste abgehakt

 

Organisation ist das halbe (Arbeits-) Leben. Zwar verlangt dies Disziplin und Zeit, erspart aber unschöne Überraschungen, Engpässe, vermeidet Stress und: schenkt Ihnen Zeit und Lebensqualität.

Dank der Unterteilung und zeitlichen Aufteilung Ihrer Aufgaben, der Prioritäten (Eisenhower-Matrix) und mit einem für Notfälle gedachten Zeitpuffer gelangen Sie an die Ziele, die Sie sich gesetzt haben. Das sorgt für mehr Zufriedenheit im Job und führt zu deutlicher Entspannung außerhalb der Arbeit.

Überprüfen Sie Ihre Ziele wöchentlich, indem Sie dafür ebenfalls einen Zeitpunkt vorsehen. Welche Ziele haben Sie erreicht? Welche nicht? Wieso nicht? Was benötigen Sie, um an die gesetzten Ziele zu kommen?

Schaffen Sie sich konsequent „Zeitinseln“, in denen Sie bestimmte Aufgaben zügig abarbeiten. Machen Sie gegebenenfalls die Bürotür zu, leiten Sie Telefongespräche um (oder schalten Sie Klingeltöne ab) und schließen Sie das Mailprogramm.

Stellen Sie einen typischen Wochenplan auf und füllen Sie diesen mit Ihren Aufgaben. Planen Sie gleich für die kommenden drei Monate durch und überprüfen Sie währenddessen und danach, ob die Planung zu Ihnen, Ihrem Arbeitsrhythmus und -pensum passt. Gegebenenfalls bauen Sie Ihre Planung den Umständen entsprechend um.

 

2. Ich informiere mich regelmäßig darüber, was sich in der HR-Branche tut

 

Wie häufig ist regelmäßig? Haben Sie den Eindruck, gut über das Geschehen in den Märkten Ihres Unternehmens und dem generellen Recruiting- und Jobmarkt zu sein?
Teilen Sie sich in Ihrer Planung ebenfalls Zeit für die Lektüre ein: Fachpresse, Online-Medien, Foren und Netzwerke. Wählen Sie Ihre Quellen mit Bedacht aus (s. Punkt 3).

Drei bis vier Stunden Lesezeit sollten Sie mindestens einplanen. Hier eignen sich auch die Anfahrtswege ins Büro, wenn Sie mit den Öffentlichen unterwegs sind (mobiles Internet), oder die morgendlichen ersten halben Stunden am Arbeitsplatz.

Automatisieren Sie die Informationsbeschaffung so gut es geht und sortieren Sie dabei großzügig aus, wenn Sie denken, dass Ihnen die eine oder andere Quelle nur wenig Wissenswertes liefert.

 

3. Mir sind die relevanten Quellen zur einschlägigen Informationsbeschaffung pro HR-Thema bekannt

 

Als HR-Verantwortlicher kennen Sie mit Sicherheit das Personalmagazin, die Personalwirtschaft, Data Kontext, Competence Site, den DGFP, HRM oder den Human Resources Manager. Bestimmt besuchen Sie ebenfalls die für Sie relevanten HR-Messen und -Veranstaltungen.

Im großen weltweiten Web, dem Internet, tummeln sich darüber hinaus eine Vielzahl an HR-, Job- & Karriere-, Recruitment- und Personal-Blogs und Informationsportalen.

Eine Übersicht deutschsprachiger Angebote finden Sie hier, wobei ich Ihnen den Blick über den Tellerrand, vor allem Richtung Großbritannien, den Niederlanden und den USA sehr ans Herz lege. Dort werden viele Trends geboren und in unsere Breiten importiert.

Einige der Portale bieten ebenfalls wöchentliche und monatliche Newsletter für Recruiter an oder verteilen Neuigkeiten gezielt in sozialen Netzwerken.

 

4. Ich kenne die wichtigsten Messen, Konferenzen und Kongresse, um mich mit Experten aus dem Recruiting auszutauschen

 

Wählen Sie auch hier sehr bedacht aus. Inzwischen besteht ein wahres Über-Angebot an (nicht-) kommerziellen Veranstaltungen, die sich häufig als reine Zeitfresser mit nur wenig handfesten Nutzen und Informationsgehalt entpuppen.

Mischen Sie Konferenzen mit Networking-Veranstaltungen, die zu offenen Diskussionen einladen.
Vermeiden Sie Events, in denen man sich unter „Leidensgenossen“ gegenseitig auf die Schulter klopft. Das bringt niemanden vorwärts.

 

Bereichern Sie lieber auch mal Business Netzwerkabende in der Stadt Ihrer Wahl mit Ihrer Präsenz. Gerade in (Jung-) Unternehmerkreisen kann HR mit gefragtem Know-how punkten.
Und es fühlt sich doch immer toll an, wenn man mit Spezialwissen tollen Gesprächsstoff zu bieten hat.

Wer weiß: Vielleicht lauert dort ein neuer Job oder ein potenzieller Kandidat für Ihr Unternehmen?

Beachten Sie ebenfalls, dass es Veranstaltungen gibt, die sehr begehrt sind, die eine längere Vorlaufzeit für die Planung (z.B. bei Konferenzen im Ausland) benötigen oder eine begrenzte Anzahl an Plätzen aufweisen.

 

5. Netzwerken ist meine zweite Natur: Ich bleibe mit den für mich und meine Arbeit wichtigen Personen in Kontakt – on- und offline

 

Egal ob Konferenz, Kongress, Seminar oder Networking Event: Bereiten Sie sich vor.
Meistens sind im Vorfeld die Teilnehmerlisten zu haben. Gehen Sie die Kontakte durch, besuchen Sie deren online Netzwerkprofile soweit vorhanden, vernetzen Sie sich im Vorfeld mit denjenigen, die Ihnen interessant erscheinen, vereinbaren Sie Treffpunkte zu Gesprächen und denken Sie an Ihre Visitenkarten.

Auf „jünger“ anmutenden Netzwerkabenden kann ein voll funktionsfähiges Smartphone mit Internet ausreichen, um bequem die ersten Kontaktdaten auszutauschen.

Ganz wichtig: Schicken Sie allen, mit denen Sie gesprochen haben und über deren Kontaktdaten Sie verfügen, eine kurze Nachricht in den 3-4 darauffolgenden Tagen. Wenn Sie Wichtiges besprochen haben oder irgendeine Art von Abmachung getroffen haben – z.B. den Link zu einem bestimmten Fachartikel zu senden – tun Sie das.

Das ist zum einen höflich und zum anderen wertschätzend – und Sie hinterlassen einen bleibenden, positiven, Eindruck.

Verbindlichkeit zahlt sich aus – manchmal auch erst auf längere Sicht.

Viel Spaß dabei!

 

6. Ich weiß, welche „Baustellen“ es in meinem Unternehmen gibt

 

Welche Themen stehen dieses Jahr an? Ist eventuell die Einführung eines neuen (Bewerbermanagment-) Systems geplant?

Ist mit Kosteneinsparungen oder gar Entlassungen zu rechnen? Welche Auswirkungen hat das auf die Mitarbeiter und auf die HR-Funktion in Ihrem Unternehmen?

In welchen Teams oder Abteilungen besteht Handlungsbedarf? Welche Arbeitnehmer werden oder könnten das Unternehmen verlassen – sei es durch Renteneintrittsalter oder Jobwechsel?

Wie steht es generell um die Branche, in der das Unternehmen arbeitet?

Oder gibt es gesetzliche Neuregelungen, die im Laufe des Jahres zu beachten sind?

Natürlich gibt es immer Unvorhergesehenes. Daher ist es sinnvoll, das Planbare frühzeitig in die richtigen Wege zu leiten.

 

7. Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung liegen vor und werden nach und nach in die Personal(marketing)strategie eingearbeitet

 

fortune-cookie-job_13903364409_3571533dbb_o-featuredHeute ist es dank (kostenfreier) Online Umfragetools relativ einfach, eine Befragung selbst aufzusetzen und durchzuführen.

Nutzen Sie diese Werkzeuge und finden Sie heraus, wie es um die Stimmung in Ihrem Unternehmen steht.

 

Solange die Befragung anonym und freiwillig ist und sich auf Fragen zu Arbeitsbedingungen, der Arbeitszufriedenheit oder einfach Anregungen der Arbeitnehmer bezieht, ist sie rechtlich unbedenklich.

 

Über eine Internet Suchmaschine finden Sie ebenfalls kostenfreie Vorlagen zur Inspiration für Mitarbeiterbefragungen.

 

8. Die Recruiting-Jahresplanung ist gemacht

 

Glückwunsch! Die generelle RoadMap ist vorhanden: Die Job-und Karrieremessen sind gebucht und die Teilnahme an weiteren Veranstaltungen steht fest im Terminkalender.

Die passenden Seminare für die eigene Weiterbildung und die der Mitarbeiter sind ausgewählt.

Die Anzahl der geplanten Einstellungen ist bekannt, und Ihr Team verfügt über genügend Mittel (finanzieller und fachlicher Art) und Menschen, um die zu offenen Stellen wie vorgesehen zu besetzen.

 

9. Das Jahresbudget für Recruitment ist aufgeteilt – natürlich mit Puffer für „Notfälle“

 

Wie viel Budget sehen Sie für welche Kanäle und Medien vor? Wie haben sich diese in der Vergangenheit bewährt?

Bestimmt haben Sie ebenfalls im Blick, welche Recruiting Trends zukünftig vielversprechend sind (und welche nur einen „Hype“ darstellen) und haben dafür zeitliche und/oder finanzielle Ressourcen vorgesehen.

 

10. Ich weiß, über welchen Recruitingkanal mein Unternehmen die besten Mitarbeiter findet

 

Forschung und Studienergebnisse belegen regelmäßig, welche Kanäle – meistens sind es tatsächlich Jobportale – am ehesten für Personalwerbung geeignet sind.

Diese Studienresultate zeigen aber immer nur eine generische Seite der Medaille – wie sieht es konkret in Ihrem Unternehmen aus?

Liefern die kostenaufwendigen Kanäle und Medien die Top-Bewerber beziehungsweise – und das ist noch wichtiger – die Kandidaten, die Sie einstellen und die sich in Ihrem Unternehmen bewähren?

Nutzen Sie Tools (zum Beispiel das hier), die Ihnen zur Verfügung stehen, um diese HR Metriken zu bestimmen und zu analysieren.

 

11. Ich kenne die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung („Cost per Hire“)

 

Das gehört ebenfalls in die Sparte HR Metriken.

Wenn Sie wissen, woher Ihre besten Talente kommen, werden Sie zweifelsohne die Kosten pro Einstellung im Blick haben.

Andernfalls gibt es zwischenzeitlich einige interessante, teilweise auch kostenfreie Online-Tools, die Ihnen detaillierte Statistiken zu Klicks auf Anzeigen, die Anzahl der Bewerbungen und der jeweiligen Quellen liefern.

Sind diese jeweils mit den dafür aufgewendeten Kosten verknüpft, ermitteln Sie die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung.

 

12. Ich ermittle regelmäßig die durchschnittliche Vakanzzeit einer offenen Stelle

 

Und natürlich wissen Sie, in wie vielen Tagen Sie normalerweise eine Stelle aus einem bestimmten Bereich besetzt haben.

In Deutschland belegen die Statistiken der Bundesagentur für Arbeit, dass ein freier Job im Durchschnitt nach ungefähr 80 Tagen besetzt ist.
Geht es bei Ihnen schneller? Falls nicht, woran könnte das liegen?

 

Fachkräftemangel ist ein gern genannter Grund für lange Vakanzzeiten, aber möglicherweies liegt es auch an etwas anderem?

 

13. Wir haben eigene Recruitment KPI definiert

 

Wiederum die Sparte HR Metriken – ja, auch HR muss sich gewissen Business Performance Checks unterziehen.

Die letzten 3 aufgelisteten Punkte eignen sich übrigens als sehr guter Einstieg in das Definieren und Überprüfen von „Key Performance Indices“.

Ein paar weitere Anhaltspunkte und Ideen für Recruitment KPIs finden Sie auch bei den Kollegen hier.

In dem Zusammenhang könnte sich schließlich auch ein Seminar oder eine Weiterbildung im Online- bzw. Inbound (HR-) Marketing lohnen. Dort erfahren Sie alles Wichtige, das Ihnen auch bei der Personlarbeit im Netz weiterhelfen wird.

 

14. Wir geben allen Bewerbern und Kandidaten eine individuelle Rückmeldung

 

Eine individuelle Rückmeldung, damit meine ich selbstverständlich, dass Ihr Bewerbermanagementsystem den Bewerber mit seinem Namen korrekt anspricht anstatt ihn oder sie mit „Sehr geehrte/r Herr/Frau Bewerber/in“ anzureden.

 

So etwas lässt sich in jedem guten System definieren.

 

Machen Sie sich ebenfalls einige Gedanken zu mehreren Textbausteinen oder Antwortarten. Einem Bewerber, der in der ersten Runde bereits hinausfällt, sagen Sie auf andere Weise ab als einem Kandidaten, den Sie eventuell zu einem Gespräch eingeladen hatten, der es aber dennoch nicht in die engere Wahl geschafft hat.

 

Stellen Sie die Antworten nach einem Baukastensystem zusammen – es gibt übrigens gute und kostenfreie Hilfen wie beispielsweise Phraseexpress, die Sie verwenden können, wenn das Bewerbermanagementsystem etwas schwerfällig sein sollte.

 

15. Mein Job macht mir Spaß!

 

Wenn die 14 vorab genannten Vorsätze keine Vorsätze bleiben, sondern Alltag geworden sind, wird sich der 15. Vorsatz von ganz alleine einstellen.

Denken Sie daran: Wer seinen Job macht und daran auch noch Spaß hat, muss nie wieder arbeiten.

 

In diesem Sinne:

Viel Erfolg und alles Gute für das Recruiting Jahr!

 

Zum Download der Checklist

 

Bilder: