Kanban Boards, Kanban Flow, Kanban Software, …
Oje, noch ein “Trend”?
Da komme ich schon wieder mit einer Menge Fach Kauderwelsch wie beispielsweise “Kanban Boards” angebloggt… !
Dazu werfe ich gleichzeitig noch den Namen “Trello” in den Ring.
Was hat das bitte alles mit (Inbound) Personalmarketing und überhaupt mit HR oder Recruiting zu tun?
Soviel in Kürze:
Trello ist ein Projektmanagement Tool (Kanban Tool bzw. Software), das sehr viele Anwender aus Gründen der besseren Aufgabenplanung und -koordination einsetzen.
Es ist sehr schlicht und extrem einfach aufgebaut.
Trello funktioniert nach dem Kanban Prinzip, welches sich wiederum am (Software-) Projektmanagement anlehnt.
Der Blogbeitragsinhalt
In diesem Blogbeitrag werde ich Euch sowohl das Kanban Prinzip näher bringen, das Kanban Tool Trello und seine wichtigsten Funktionen kurz erklären und Euch verraten, wie Ihr dieses praktische Online Tool für Eure Content- und Redaktionsplanung im Personalmarketing einsetzen könnt.
Das ist das Kanban Prinzip
Der Begriff “Kanban” stammt aus dem Japanischen und bedeutet laut Wikipedia “Signalkarte” (“Kan” = Signal, “Ban” = Karte).
Ursprünglich in der Toyota Produktionsprozesssteuerung entwickelt und eingesetzt, wurde das Prinzip weitgehend für die moderne Softwareentwicklung umgestaltet.
Ziel ist es, durch einen fließenden, schlanken (“lean“) Prozess mehrere parallele Arbeitsläufe zu reduzieren, um damit das Projekt schneller zu bearbeiten und die Software produktionsreif zu bekommen. Engpässe und Risiken werden dank des Kanban Prinzips frühzeitig erkannt und können behoben werden.
Bei diesem Prinzip ist es wichtig, Abläufe zu visualisieren. Projektschritte werden definiert, und die einzelnen Aufgaben (“To Dos”) festgehalten.
Jetzt wisst Ihr, weshalb es zum Beispiel beim HR Hackathon häufig solche Bilder mit aufgemalten Prozessen und Ideen gibt:
Prozesse, Ideen, Prototypen – Visualisierung ist wichtig! Dieses Bild ist kein klassischer Prozessablauf, verdeutlicht aber, was gemeint ist.
Die verschiedenen Projektschritte könnt Ihr an so genannten “Whiteboards” (oder auch Metaplanwänden) anhand von To-Do-Listen darstellen.
Beispielsweise können diese Listen Namen wie “To Do”, “in Bearbeitung”, “Erledigt” tragen.
Unter den jeweiligen Listennamen sammelt Ihr die verschiedenen Aufgaben, indem Ihr jede Aufgabe auf einen Zettel, z.B. ein Post-it (-> jetzt sind wir beim “Ban” = Karte) schreibt und diese entsprechend ihres Status einordnet.
Idealerweise wandern alles Karten im Laufe der Zeit von links nach rechts – in die Liste “Erledigt”.
Soviel in Kürze, Kanban ist natürlich wesentlich komplexer, und wird heute vor allem auch in agilen Projekten angewendet.
Wie sich Kanban und Agilität für HR einsetzen lassen, könnt Ihr übrigens hier genauer erfahren.
Mehr zu agile HR erfahren
Und natürlich – wie könnte es anders sein, wenn Softwareentwickler die Kanban Methodik einsetzen – gibt es eine sehr schlanke Software Lösung, um kleinere und mittlere Kanban Projekte und Prozesse einzurichten. Auch wir in HR, Marketing, Personalmarketing, … und sogar im privaten Hausgebrauch, wenn man mal zum Beispiel einen Umzug organisiert, können wir das Kanban Prinzip anwenden!
Eines dieser praktischen Tools stelle ich nun Euch vor: Trello.
Die wichtigsten Funktionen sind kostenfrei nutzbar, und Ihr dürftet ohne Bezahlversion auskommen.
Das ist Trello und so funktioniert’s
Trello Logo
Trello stammt aus dem Softwarehause Fog Creek, dessen Gründer unter anderem Joel Spolsky ist – bei Softwareentwicklern ist Joel auch als Mitgründer des Fragen-und-Antworten Forums Stackoverflow und dank seines Blogs “Joel on Software” samt seines “Joel Test” bekannt).
Die Online-Registrierung und -Anmeldung könnt Ihr bequem per Name, E-Mailadresse und Passwort erledigen, oder Ihr meldet Euch ruckzuck mit Eurem Google Account an:
Registrierung für Trello
Danach wird es ziemlich blau!
Eine nahezu leere, aber sehr blaue Seite empfängt Euch, die Ihr dann mit Leben – also mit Kanban Boards, Listen und Karten füllen könnt:
Ein neues Trello Kanban Board, das Ihr anlegen und bestücken könnt
Die Kanban “Boards”, im Screenshot oben habe ich das Board “Redaktionsplan” getauft, entsprechen also Whiteboards oder Metaplanwänden.
Der Eintrag “Ideen” stellt eine To-Do Liste dar, die für den Projektablauf wichtig ist.
Unterhalb der Listen könnt hier Aufgaben-Karten hinzufügen.
Für ein noch sehr minimal aufgesetztes Redaktionsplan Kanban Board könntet Ihr Euch das hier vorstellen – zum besseren Lesen, auf die Grafik klicken:
Das Kanban Board “Redaktionsplan” mit einigen Prozessschritten
Die einzelnen Karten in den Listen könnt Ihr noch zusätzlich bearbeiten und mit vielen weiteren Informationen, Links, Dokumenten, Checklisten, Fristen, Labels (Prioritäten zum Beispiel), … befüllen:
Die geöffnete Aufgabenkarte mit weiteren Optionen, um z.B. die Aufgabe konkreter zu beschreiben
Ihr könnt ebenfalls Eure Kollegen einladen und in Teams organsieren, um jedem Teammitglied Aufgaben zuzuweisen oder Euch auszutauschen.
Ist eine Aufgabenkarte einen Prozessschritte weiter oder fertig bearbeitet, verschiebt Ihr sie in die nächststehende Liste.
Fertig!
Trello als Content- und Redaktionsplanungstool
Wie Ihr oben sehen konntet, lässt sich Trello im Online Personalmarketing unter anderem sehr gut als Planungstool zur Erstellung und (Wieder-) Veröffentlichung von Recruiting-Inhalten verwenden.
Stellt hier z.B. Eure Ideensammlung auf, bearbeitet diese kollaborativ im Team, weist Euch Aufgaben zu, gebt Beiträge oder Inhalte weiter zur internen Abstimmung (wenn bspw. die Kommunikationsabteilung oder Geschäftsführung Aussagen freigeben muss), setzt Euch Fristen, damit die Planung auch in Zeit und Raum wie gewünscht voranschreitet, …
Legt die einzelnen Prozessschritte fest, feilt an der Reihenfolge oder daran, ob noch weitere Schritte notwendig sind.
Arbeitet Eure Checklisten ab – der Fortschritt wird in Trello jeweils visuell dargestellt und verpasst keine Deadline mehr!
Trello eignet sich sehr gut als kleine und mittlere Content Planungslösung. Damit geht Ihr Eure ersten Schritte und tastet Euch an das Thema Planung und agile Prozesse heran.
Gerade, wenn Ihr vielleicht noch in der Phase seid, Eure Manager davon zu überzeugen, dass Ihr Inbound Personalmarketing machen möchtet, ist dieses Tool eine hervorragende Möglichkeit, erste Prozesse in einer sehr schlanken Weise aufzusetzen.
Bleibt nur noch, die Erfolge Eurer Inbound Aktivitäten zu testen und mit den hoffentlich überzeugenden Ergebnissen für Euer Inbound Personalmarketing nach agilen Prinzipien zu plädieren!
Viel Erfolg, und lasst mich wissen, wie es läuft!
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